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Ein Polier wechselt den Arbeitgeber, ein Junior-Bauleiter geht in Elternzeit, ein Subunternehmer-Mitarbeiter bittet um eine Beurteilung. Und plötzlich sitzen Sie vor einem leeren Blatt und sollen ein Arbeitszeugnis schreiben – ein Dokument, dessen Formulierungen rechtlich verbindlich sind und dessen Codes Sie vielleicht selbst nie gelernt haben.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Zeugnisarten es gibt, wie ein Arbeitszeugnis aufgebaut ist, welche Arbeitszeugnis-Formulierungen welcher Note entsprechen und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.

Die 3 Zeugnisarten

In der Praxis geht es fast immer um das qualifizierte Arbeitszeugnis. Ein einfaches Zeugnis ohne jede Bewertung fällt bei Bewerbungen negativ auf – deshalb sollten Sie nachfragen, wenn jemand ausdrücklich nur das einfache verlangt.

Rechtlicher Rahmen: Anspruch und Frist

• Anspruch: Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Zeugnis (§ 109 GewO). Das qualifizierte Zeugnis muss verlangt werden – das einfache ist der Grundfall
• Zwischenzeugnis: Ein Anspruch besteht bei berechtigtem Interesse – etwa bei Wechsel des Vorgesetzten, Versetzung, längerer Abwesenheit oder anstehender Bewerbung
• Frist: Das Zeugnis ist zeitnah zum Ende des Arbeitsverhältnisses auszustellen. Wer wochenlang wartet, riskiert Schadensersatzforderungen, wenn eine Bewerbung daran scheitert
• Form: Schriftlich auf Firmenpapier, unterschrieben von einer weisungsbefugten Person, ohne Flecken, Streichungen oder Randbemerkungen. Die elektronische Form ist ausgeschlossen
• Grundsätze: Wahrheit und Wohlwollen gelten gleichzeitig – ein Zeugnis darf nichts Unwahres enthalten, muss aber das berufliche Fortkommen fördern

Der letzte Punkt ist der schwierigste. Wohlwollend heißt nicht: alles positiv darstellen. Es heißt: Bei mehreren wahren Formulierungen die wählen, die nicht schadet. Wer jemanden bewusst schlecht bewertet, muss das im Streitfall belegen können – und trägt dafür die Beweislast.

Aufbau eines Arbeitszeugnisses

Die Reihenfolge ist weitgehend standardisiert. Abweichungen fallen Personalern sofort auf und werden als Signal gelesen:

Zeugnissprache: die Notenskala verstehen

Weil ein Zeugnis wohlwollend sein muss, hat sich eine codierte Zeugnissprache entwickelt: Auch die schlechte Bewertung klingt positiv. Die Note steckt in Abstufungswörtern – vor allem in stets, immer und der Steigerungsform der Zufriedenheit.

Die klassische Formel für die Gesamtbewertung der Leistung:

Dieselbe Systematik gilt für das Verhalten: „Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Dritten war stets vorbildlich“ entspricht der Note 1. Ohne „stets“ wird daraus eine 3, und aus „vorbildlich“ wird bei schlechteren Noten „einwandfrei“ oder nur noch „ohne Beanstandung“.

Formulierungen für einzelne Bereiche

Ein qualifiziertes Zeugnis bewertet mehrere Teilbereiche. Hier jeweils die Formulierung für eine gute bis sehr gute Bewertung – wie sie bei Bauleitern und Polieren passt:

Bei Bauleitern gehört die Führungsleistung ausdrücklich ins Zeugnis. Wer eine Führungsposition hatte, deren Führungsqualität aber nicht bewertet wird, hat faktisch eine Lücke im Zeugnis – und das fällt auf.

Die Schlussformel

Die Schlussformel ist rechtlich kein Pflichtbestandteil – ihr Fehlen wird aber als deutliche Abwertung gelesen. Sie besteht aus bis zu drei Elementen: Dank, Bedauern über das Ausscheiden und Zukunftswünsche.

Was nicht ins Zeugnis gehört

• Versteckte Negativcodes. Formulierungen wie „er war stets bemüht“ oder „er zeigte Verständnis für seine Arbeit“ sind unzulässig, weil sie das Gegenteil des Wörtlichen bedeuten
• Geheimzeichen. Auffällige Zeichensetzung, Ausrufezeichen, ungewöhnliche Formatierungen oder Randnotizen
• Krankheit und Fehlzeiten. Gehören nicht hinein – auch nicht andeutungsweise, etwa über die Betonung von „Anwesenheit“
• Gewerkschafts- oder Betriebsratstätigkeit. Nur auf ausdrücklichen Wunsch des Mitarbeiters
• Der Beendigungsgrund. Nur mit Zustimmung – besonders bei Kündigung durch den Arbeitgeber
• Persönliches. Familienstand, Weltanschauung, Vorstrafen, private Umstände

Der erste Punkt ist der wichtigste und wird trotzdem regelmäßig missachtet. Solche Codes wirken wie eine elegante Lösung, wenn man mit jemandem im Streit auseinandergegangen ist – sie sind aber angreifbar und können zu Korrekturansprüchen führen. Wer eine schlechtere Bewertung geben will, muss sie offen formulieren und belegen können.

Das Zwischenzeugnis

Ein Zwischenzeugnis wird im laufenden Arbeitsverhältnis ausgestellt. Auf Baustellen ist es häufiger relevant, als viele denken – typische Anlässe:

Zwei Besonderheiten: Das Zwischenzeugnis wird im Präsens formuliert („er führt“, nicht „er führte“), und die Schlussformel enthält kein Bedauern über das Ausscheiden, sondern typischerweise den Ausstellungsgrund. Wichtig für Sie als Führungskraft: Ein späteres Endzeugnis darf nicht ohne Grund schlechter ausfallen als das Zwischenzeugnis. Wer im Zwischenzeugnis großzügig war, bindet sich.

Die 5 häufigsten Fehler

Fehler 4 verdient eine Anmerkung: Ein Zeugnis ist kein Ort für Abrechnung. Wer sich im Streit trennt, sollte es besonders sachlich formulieren – nicht aus Großzügigkeit, sondern weil emotionale Abwertungen regelmäßig zurückkommen. Wer Kritik rechtzeitig anspricht, muss sie nicht im Zeugnis unterbringen. Und wer regelmäßig Mitarbeitergespräche führt, hat die Grundlage für eine belastbare Beurteilung ohnehin dokumentiert.

Fazit: Sorgfalt statt Textbaustein

Arbeitszeugnis-Formulierungen folgen einer Systematik, die man kennen muss – sonst schreibt man versehentlich eine Drei, wo eine Eins gemeint war. Wer den Aufbau einhält, die Notenskala beachtet und sachlich bleibt, erstellt ein Zeugnis, das dem Mitarbeiter nützt und rechtlich hält. Und noch etwas: Ein gut geschriebenes Zeugnis für jemanden, der geht, spricht sich herum – genauso wie ein schlechtes.

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Häufig gestellte Fragen